Asana ist ein Projektmanagmentool das Teams ermöglicht Projekte, Aufgaben, Diskussionen und Termine 
effizient zu managen und alles im Blick zu behalten.


Der Begriff Asana kommt aus dem Sanskrit (altindische Sprache) und bedeutet Sitz.
Eine interessante Idee für den Ort, wo alle relevanten Infos zusammenlaufen können.


Ich schreibe bewusst können, da die Software dazu in der Lage ist, aber man immer bewußt prüfen muss,
ob es Sinn macht wichtige Firmeninfos in fremde Hände zu geben.

Für kleine Vereine oder Firmen, die keine Betriebsgeheimnisse hüten müssen, eignet sich dieses Tool  bestens um sich zu organisieren.
Die Basisversion ist kostenlos und enthält bereits einen guten Funktionsumfang den ich hier beschreiben möchte.

Die Software steht für IOs, Android und als Webportal zur Verfügung.

Nach Installation ist die Registrierung mit Mail Adresse und ein Firmenname nötig.
Die Authentifizierung kann auch mittels Gmail oder Facebook Account erfolgen.

Im Anschluß landet man in einem Dashboard (Home) und kann ein erstes Projekt erstellen.

Links findet sich eine Übersicht über die erstellten Projekte, Aufgaben,  Berichte  und Kontakte.
Auf der rechten Seite das Home mit der Projektarbeit.

Auf Home können auf dem Desktop Projekte bearbeitet werden. Dies umschließt eine farbliche Änderung, Bearbeiten, Teilen und zu den Favoriten hinzufügen.

Möchte man in einem Team arbeiten, macht es natürlich Sinn, andere Personen einzuladen, die sich ebenfalls registrieren müssen.

Das Projekt kann als "Aufgabenliste" oder als "Board" erstellt werden.
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Aufgabenliste

 Möchte man nur eine einfache Liste von abzuarbeitenden Aufgaben erstellen genügt die Aufgabenliste.
Dort können Aufgaben erstellt werden, die der Reihe nach abzuarbeiten sind.

Aufgaben erhalten einen Titel und eine kurze Beschreibung um was es geht.
An eine neue Aufgabe können Termine, Fotos sowie Dateien angefügt werden. Es ist auch möglich, diese Aufgabe anderen Personen zwecks Erlediigung zuzuweisen. Die erstellte Aufabe erhält automatisch als Label den Namen der Liste. Es können zusätzliche Label vergeben werden und erscheinen in der Aufgabenliste des zugewiesenen Empfängers.

Die Aufgabe kann mit einem Like oder ein bzw.  mehreren Unteraufgaben ergänzt werden.
Dazu gibt es ein Ereignisprotokoll was an der Aufgabe verändert wurde, das erleichtert die Nachvollziehbarkeit wer wann etwas getan hat.
Zuweisung zu anderen Projekten ist möglich. Dadurch kann eine Doppelerfassung vermieden werden.

Der Ersteller bleibt gleich. Es können auch Follower hinzugefügt werden, die diese Aufgabe mitverfolgen können.
Ist die Aufgabe erledigt, verschwindet sie automatisch vom Board. Über die Filtereinstellungen können diese aber wieder eingeblendet werden.
Die Filterliste kann nach Fälligkeit oder Zuständigkeit sortiert werden.

Der Vollständigkeit zuliebe muss erwähnt werden, dass man auf dem Handy einen anderen Aufbau hat und das Handling durch den fehlenden Platz etwas umständlicher ist. Das Handling der Webapplication ist etwas durchdachter und logischer.  


Hier stehen innerhalb der Aufgabenliste weitere Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Projekt teilen
  • weitere Projekte öffnen
  • Übersichtsliste (analog Smartphone)
  • Zeitleiste (Premiumfunktion)
  • Kalender (Terminübersicht)
  • Diskussionen
  • Dateiübersicht
     

Diskussionen sind ein weiterer wichtiger Punkt in der Anwendung. Möchte man zu einem Projekt Gedanken austauschen oder über Probleme diskutieren so können diese ebenfalls dokumentiert werden. Diskussionen sind zu einer Aufgabe, einem Projekt und innerhalb des Teams möglich.

 

Wie benutzt man Asana?  Eine kleine Einführung

und hier finden Sie es: Asana

 

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